Sytuacja wyjściowa

Operator logistyczny obsługujący transport drogowy towarów, kilkuset pracowników, w tym kilkudziesięciu kierowców zatrudnionych na etacie, korzysta z dwóch odrębnych narzędzi wspieranych AI. Pierwsze optymalizuje trasy i harmonogramy dostaw, czysto operacyjnie, bez wpływu na indywidualnego pracownika. Drugie, wdrożone rok wcześniej przez zewnętrznego dostawcę, przydziela kierowcom zmiany i trasy oraz ocenia ich pracę na podstawie danych z tachografów i telemetrii, a wynik tej oceny wpływa na premie i kolejność przydzielania lepiej płatnych kursów.

Temat trafia do zarządu, gdy dział HR planuje rozszerzyć to drugie narzędzie o rekomendacje dotyczące awansów i rozwiązywania umów, a prawnik wewnętrzny pyta, czy narzędzie w obecnej formie już podlega jakimkolwiek obowiązkom regulacyjnym, zanim ktokolwiek zdąży je rozszerzyć.

Co ustalił audyt

Audyt tej kategorii ustala, że narzędzia różnią się kategorią ryzyka, mimo że działają w tej samej firmie. System optymalizujący trasy pozostaje poza kategoriami wysokiego ryzyka, ponieważ nie dotyka indywidualnych pracowników ani klientów.

System przydzielający zmiany i oceniający pracę kierowców mieści się natomiast w kategorii systemów wysokiego ryzyka z Załącznika III dotyczącej zatrudnienia, obejmującej przydzielanie zadań w oparciu o indywidualne zachowanie lub cechy osobowości oraz monitorowanie lub ocenę wydajności i zachowania osób pozostających w stosunku pracy. Dla tej kategorii, jako systemu samodzielnego, obowiązki Załącznika III zaczynają obowiązywać 2 grudnia 2027 roku, po przesunięciu tego terminu z pierwotnego 2 sierpnia 2026 roku.

Audyt tej kategorii sprawdza też, czy w tym przypadku wymagana jest ocena skutków dla praw podstawowych z Art. 27; okazuje się, że nie: obowiązek FRIA dotyczy podmiotów prawa publicznego lub prywatnych dostawców usług publicznych dla każdego systemu z Załącznika III (poza pkt 2), oraz każdego podmiotu stosującego systemy z pkt 5 lit. b) i c) (kredyt, ubezpieczenia), a operator logistyczny nie jest żadnym z nich.

Równolegle audyt zaznacza, że niezależnie od terminu AI Act, ocena pracy kierowców, w zakresie w jakim decyduje wyłącznie w sposób zautomatyzowany o skutkach dla premii czy przydziału kursów, może podlegać już teraz obowiązkom RODO dotyczącym zautomatyzowanego podejmowania decyzji. Te dwa reżimy nie zaczynają się w tym samym momencie i nie wolno ich mieszać w jednym zdaniu bez rozróżnienia.

Decyzje governance

Zarząd podejmuje decyzje odrębnie dla narzędzia dotykającego pracowników, zanim rozważy jego rozszerzenie o rekomendacje awansowe czy kadrowe:

  • Po pierwsze, wprowadza dla tego konkretnego narzędzia cykl przeglądu ryzyka wzorowany na art. 9, czyli proces ciągły z zaplanowanym, regularnym przeglądem, jako decyzję zarządu; sam art. 9 adresuje ten obowiązek do dostawcy systemu wysokiego ryzyka. Obowiązek własny operatora jako podmiotu stosującego wynika z art. 26 ust. 1 i 5: stosowania narzędzia zgodnie z instrukcją obsługi oraz monitorowania jego działania.
  • Po drugie, wyznacza osoby z realnym mandatem do nadzoru nad wynikiem narzędzia, zobowiązuje się do przechowywania rejestru zdarzeń przez minimum sześć miesięcy i, co w tym przypadku jest kluczowe, formalnie informuje kierowców przed dalszym wykorzystaniem narzędzia w miejscu pracy.
  • Po trzecie, tam gdzie ocena pracy kierowcy wpływa wyłącznie automatycznie na jego premię czy przydział kursów, organizacja wprowadza prawo do interwencji człowieka, wyrażenia stanowiska i zakwestionowania wyniku, zgodnie z zabezpieczeniami przewidzianymi dla zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Rozszerzenie narzędzia o rekomendacje dotyczące awansów i rozwiązywania umów zostaje wstrzymane do czasu, gdy te trzy elementy są udokumentowane, ponieważ każde kolejne zastosowanie zwiększające skutki dla konkretnej osoby podnosi tę samą ekspozycję, którą właśnie zaczęto mapować. Metodykę, według której prowadzimy taki audyt ekspozycji i budujemy plan governance, opisujemy szerzej na stronach Audyty AI, AI governance i Automatyzacje AI.

Co zautomatyzowano i dlaczego dopiero teraz

Dopiero po ustanowieniu governance dla narzędzia dotykającego kierowców organizacja decyduje się na automatyzację innego, wąskiego procesu, czyli przetwarzania dokumentów przewozowych na potrzeby rozliczeń i fakturowania, zamiast ręcznego wprowadzania danych z listów przewozowych. Ta kolejność wynika z ekspozycji regulacyjnej, a nie z tego, który proces było łatwiej zautomatyzować. Według badania GUS za 2025 r. logistyka jest wśród polskich przedsiębiorstw najrzadziej wskazywanym celem wykorzystania AI, poniżej progu jednego procenta firm, co samo w sobie sugeruje, że większość organizacji w tej branży dopiero zaczyna, a nie że temat już został przepracowany.

Automatyzacja dokumentu przewozowego nie dotyka decyzji o konkretnej osobie, więc nie podnosi tej samej ekspozycji regulacyjnej co narzędzie oceniające kierowców, i dlatego mogła zostać wdrożona równolegle, a nie po zamknięciu całego programu governance. W eksperymencie Noy i Zhang (MIT, 444 profesjonalistów, populacja spoza Polski, zadania pisarskie, nie transport) czas wykonania zadania spadał o ok. 37 procent przy jednoczesnym wzroście ocenianej jakości pracy. To punkt odniesienia dla podobnego typu pracy biurowej, nie prognoza dla konkretnego wdrożenia w firmie transportowej.

Rezultat

Wynik tego programu widać przede wszystkim w dokumentacji, nie w jednej liczbie na slajdzie. Organizacja ma udokumentowaną klasyfikację obu narzędzi, uzasadnienie, czemu FRIA w tym przypadku nie jest wymagane, poinformowanych kierowców i ścieżkę kontestacji wyniku oceny, zanim ktokolwiek rozszerzył narzędzie o decyzje kadrowe wyższej stawki. Dane z dokumentu przewozowego trafiają od razu do systemu rozliczeniowego, zamiast żeby ktoś przepisywał je ręcznie z papierowego listu przewozowego do arkusza czy systemu księgowego.

Czego ten scenariusz nie mówi

Czas i koszt takiego programu nie są tu podane, bo zależą od liczby systemów AI dotykających pracowników i stanu wyjściowej dokumentacji HR. Nie zakłada, że ustalenie o braku obowiązku FRIA w tym przypadku będzie identyczne dla każdego operatora logistycznego, bo zależy od tego, czy firma jest prywatnym dostawcą usług publicznych czy nie, co trzeba sprawdzić osobno.

Nie zastępuje konsultacji ze związkami zawodowymi czy przedstawicielami pracowników tam, gdzie prawo pracy lub układ zbiorowy tego wymaga niezależnie od AI Act. Nie zastępuje też indywidualnej opinii prawnej tam, gdzie firma ma już własną kancelarię obsługującą tę materię, i nie ocenia zgodności w miejsce organu nadzoru rynku. Nie zakłada wreszcie, że organizacja z tego scenariusza jest typowa dla całej branży transportowej. Skala ekspozycji zależy od tego, ile narzędzi w firmie wpływa na decyzje dotyczące konkretnych pracowników i jak daleko sięgają skutki tych decyzji.

Następny krok

Dla zarządu, który podejrzewa, że narzędzia używane do planowania pracy lub oceny pracowników mieszczą się w kategoriach Załącznika III, i chce ustalić kolejność governance przed dalszym rozszerzaniem ich zastosowania, właściwym krokiem jest rozmowa 30-minutowa przez formularz kontaktowy, prowadzona przez Google Meet, bez gwarancji wyniku regulacyjnego z góry. Kto woli zacząć bez rozmowy, może najpierw przejść przez bezpłatny audyt wstępny pod adresem novus-point.pl/audyt.