Sytuacja wyjściowa

Operator centrum logistycznego w Nadrenii Północnej-Westfalii, ok. 400 pracowników, obsługuje rosnący wolumen zamówień e-commerce dla kilku sieci detalicznych. Dział operacji, pod presją terminów rozładunku i kompletacji, wdraża narzędzie AI oceniające produktywność pracowników magazynu na podstawie jednego wskaźnika ze skanera ręcznego: liczby pozycji skompletowanych na godzinę względem normy czasowej (Vorgabezeit), żeby planiści mogli szybciej układać zmiany i przydzielać zadania.

Sporem z radą zakładową szybko staje się to, czy wskaźnik jest raportowany per pracownik czy per strefa magazynu, bo od tego zależy, czy dane są w ogóle przypisywalne do konkretnej osoby. Wdrożenie przechodzi przez IT, bez udziału HR ani działu prawnego. Temat trafia do zarządu, gdy dział prawny, przygotowując niezwiązaną z tym aktualizację polityki prywatności, zauważa, że narzędzie opiera się wyłącznie na starej podstawie z § 26 BDSG, bez żadnej innej podstawy z RODO.

Co ustalił audyt

Audyt ustala dwa niezależne, ale powiązane fakty. Pierwszy: narzędzie zbiera dane wydajnościowe przypisywalne do konkretnego pracownika (czas skanowania, tempo kompletacji), co aktywuje prawo współdecydowania Betriebsratu z BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 6 niezależnie od tego, czy intencją działu operacji było nadzorowanie pracowników.

Drugi: po wyroku TSUE C-34/21 i wyroku Federalnego Sądu Pracy z 8 maja 2025 r. (8 AZR 209/21), § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG nie może już samodzielnie stanowić podstawy przetwarzania: pozostałe ustępy § 26 wyrok pozostawia nienaruszone, ale ten konkretny przepis nie spełnia wymogów klauzuli otwierającej z art. 88 RODO, więc potrzebna jest samodzielna podstawa z RODO, np. art. 6 ust. 1 lit. f.

Narzędzie w obecnej formie opiera się właśnie na tej już nieaktualnej podstawie, co audyt nazywa wprost, nie jako drobną nieścisłość dokumentacyjną, tylko jako brak podstawy prawnej przetwarzania danych, na których opiera się codzienne planowanie zmian. Trzeci fakt jest unijny: narzędzie, którego wynik wpływa na przydział zadań albo na ocenę wydajności, mieści się w Załączniku III pkt 4 lit. b) AI Act, czyli w kategorii wysokiego ryzyka.

Obowiązki podmiotu stosującego z art. 26, w tym poinformowanie przedstawicieli pracowników i samych pracowników przed użyciem systemu (art. 26 ust. 7), stosują się do systemów z Załącznika III od 2 grudnia 2027 r.. Obowiązek wobec Betriebsratu istnieje już dziś i nie czeka na tę datę.

Decyzje governance

Zarząd wstrzymuje dalsze rozszerzanie narzędzia na kolejne magazyny do czasu uzyskania zgody rady zakładowej na obecny zakres danych, zgodnie z BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 6. Równolegle, niezależnie od wyniku tej rozmowy, dział prawny ustala odrębną podstawę przetwarzania z art. 6 RODO dla samych danych wydajnościowych, bo § 26 BDSG już nie wystarcza.

Te dwie decyzje nie czekają na siebie, bo dotyczą różnych pytań: kto musi się zgodzić (rada zakładowa) i na jakiej podstawie prawnej dane wolno przetwarzać (samodzielna podstawa z RODO, bo § 26 Abs. 1 Satz 1 już nie wystarcza). Zarząd wyznacza też osobę z mandatem do przeglądu progu, od którego wynik oceny wpływa na przydział zmian czy premię, żeby ta granica nie była ustalana ad hoc przez planistę.

Co zautomatyzowano i dlaczego dopiero teraz

Równolegle, bez czekania na zamknięcie tematu z radą zakładową, firma automatyzuje prognozowanie zapotrzebowania na powierzchnię magazynową na podstawie zagregowanych danych o wolumenie zamówień, bez sięgania po dane indywidualnych pracowników. Ten proces nie aktywuje ani BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 6, ani pytania o podstawę z RODO dla danych osobowych, więc mógł ruszyć od razu, niezależnie od tempa rozmowy o narzędziu oceny produktywności.

Rezultat

Wskaźnik ze skanera ręcznego, który wcześniej trafiał od razu do oceny premii, ma teraz osobno rozstrzygane pytanie o zgodę rady zakładowej i osobno rozstrzygane pytanie o podstawę prawną przetwarzania, każde ze swoim właścicielem po stronie zarządu i prawnego. Prognozowanie zapotrzebowania na powierzchnię działa od razu, bo nie zależy od żadnej z tych dwóch rozmów.

Czego ten scenariusz nie mówi

Nie zakłada wyniku negocjacji z radą zakładową: może się zakończyć zawarciem Betriebsvereinbarung, jej zawarciem z ograniczeniem zakresu danych, albo brakiem porozumienia. Brak porozumienia nie zamyka sprawy: każda ze stron może wtedy uruchomić Einigungsstelle na podstawie § 87 Abs. 2 BetrVG, a jej rozstrzygnięcie zastępuje zgodę rady. To zależy od konkretnej rady zakładowej i przebiegu negocjacji.

Nie zastępuje opinii niemieckiego prawnika ochrony danych przy wyborze konkretnej podstawy z art. 6 RODO dla tego narzędzia: wybór między lit. b), f) czy inną zależy od szczegółów umowy o pracę i celu przetwarzania, i to musi potwierdzić prawnik klienta w Niemczech. Nie zakłada też, że każdy operator logistyczny w Niemczech nadal opiera się na § 26 BDSG: część firm już zaktualizowała podstawę prawną po wyroku BAG z maja 2025 r., a część przeoczyła zmianę, bo źródłem było orzecznictwo sądowe, dużo mniej widoczne w mediach niż nowa ustawa.

Następny krok

Dla zarządu, który podejrzewa, że narzędzie monitorujące pracowników magazynu działa bez zgody rady zakładowej albo na nieaktualnej podstawie prawnej, punktem wejścia jest rozmowa 30-minutowa przez formularz kontaktowy, prowadzona przez Google Meet, bez gwarancji wyniku regulacyjnego z góry. Kto chce najpierw samodzielnie sprawdzić zakres narzędzi AI działających w organizacji, może zacząć od bezpłatnego audytu wstępnego pod adresem novus-point.pl/audyt.