Zanim firma zdecyduje, jak zautomatyzować konkretny proces za pomocą sztucznej inteligencji, staje przed pytaniem bardziej podstawowym niż wybór dostawcy. Czy kupić gotowe narzędzie, dostosować je do własnych potrzeb, czy zbudować rozwiązanie od podstaw? Dane pokazują, jak dziś rozkładają się te wybory w Polsce, i co każdy z nich oznacza w praktyce, nie tylko kosztowo, ale też pod względem odpowiedzialności.

Jak polskie firmy dziś nabywają technologie AI

Według badania GUS z 2025 roku, najczęstszym sposobem nabycia technologii AI jest zakup gotowego rozwiązania komercyjnego, wskazany przez 6,4% wszystkich przedsiębiorstw. Dostosowanie rozwiązania komercyjnego do własnych potrzeb wskazało 3,1% wszystkich przedsiębiorstw, dostosowanie rozwiązania open source 2,4%, opracowanie przez własnych pracowników 2,3%, a zlecenie opracowania podmiotowi zewnętrznemu, najrzadsza ścieżka, 2,1%. Licząc 6,4% wobec 2,3%, zakup gotowego rozwiązania jest wskazywany niemal trzy razy częściej niż budowa własnego rozwiązania (obliczenie własne na podstawie danych GUS).

To nie przypadek. Technologie automatyzujące procesy, czyli kategoria najbliższa temu, o czym mówi ten artykuł, były używane przez 2,9% przedsiębiorstw w 2025 roku, a badanie PARP i BKL, przeprowadzone wśród pracodawców z 12 branż o największym potencjale wdrażania AI, pokazuje, że wśród firm już korzystających z AI automatyzację procesów wskazało 23%, a wśród firm dopiero planujących wdrożenie odsetek ten wynosi 18%; podstawą obu odsetków jest n=802, czyli firmy wdrażające AI oraz planujące wdrożenie lub widzące jego potencjał.

„Automatyzacja zadań" jako motywacja wdrożenia AI wskazało średnio 22% badanych firm, z wyższym wskazaniem wśród firm bardziej dojrzałych cyfrowo. Innymi słowy, automatyzacja procesów jest jednym z częściej wskazywanych zastosowań AI wśród firm, które już z niej korzystają, a najczęstszą drogą do niej jest zakup gotowego rozwiązania.

Co kupno gotowego narzędzia realnie oznacza

Kupno gotowego rozwiązania jest szybsze do wdrożenia i nie wymaga własnego zespołu technicznego zdolnego utrzymać model produkcyjnie. Konsekwencja jest taka, że organizacja pozostaje podmiotem stosującym wobec tego systemu, a nie dostawcą. Dla systemów wysokiego ryzyka z Załącznika III obowiązki podmiotu stosującego zaczną obowiązywać od 2 grudnia 2027 roku: stosowanie systemu zgodnie z jego instrukcją obsługi, powierzenie nadzoru ludzkiego osobom z odpowiednimi kompetencjami, monitorowanie działania i przechowywanie rejestrów zdarzeń przez minimum sześć miesięcy. Dokumentacja techniczna i system zarządzania jakością pozostają po stronie dostawcy.

Ograniczenie tego pakietu obowiązków nie oznacza jednak zerowego ryzyka. Jeśli kupowane narzędzie automatyzuje decyzję wywołującą skutki prawne wobec osoby fizycznej, na przykład ocenę wniosku klienta czy selekcję kandydatów, zastosowanie ma art. 22 RODO, niezależnie od tego, czy organizacja sama zbudowała system, czy go kupiła. Praktyczne przykłady takich decyzji obejmują automatyczną ocenę kredytową, automatyczną selekcję kandydatów w rekrutacji i automatyczną wycenę ryzyka ubezpieczeniowego. Kupno gotowego narzędzia nie przenosi tego obowiązku na dostawcę. Dostawca odpowiada za sam system; ustalenie, kto jest administratorem danych, wymaga sprawdzenia w konkretnej umowie.

Co budowa własnego rozwiązania realnie oznacza

Budowa własnego narzędzia daje pełną kontrolę nad tym, jak działa, jakie dane przetwarza i jak łatwo je zmienić, gdy proces biznesowy się zmieni. Ma też konsekwencję odwrotną do kupna.

Jeśli zbudowany system mieści się w kategorii wysokiego ryzyka, organizacja, która go opracowała i wprowadza do obrotu lub oddaje do użytku pod własną nazwą, staje się jego dostawcą w rozumieniu art. 3 pkt 3 Rozporządzenia, z pełnym pakietem obowiązków, który dla systemów z Załącznika III zacznie obowiązywać od 2 grudnia 2027 roku. Pakiet ten obejmuje udokumentowany system zarządzania jakością, strategię zgodności regulacyjnej, procedury testowania i walidacji oraz monitorowanie po wprowadzeniu systemu do użytku.

Ten sam skutek dotyczy organizacji, która kupuje gotowy system, a następnie oznacza go własną nazwą lub znakiem towarowym, dokonuje w nim istotnej zmiany utrzymującej jego status wysokiego ryzyka, albo zmienia jego przeznaczenie tak, że system staje się systemem wysokiego ryzyka. W każdym z tych trzech przypadków przejmuje wtedy obowiązki dostawcy. To pakiet wyraźnie szerszy niż obowiązki podmiotu stosującego, i wymaga zasobów, które nie każda organizacja chce albo może utrzymać wewnętrznie.

Firmy, które faktycznie budują własne systemy AI produkcyjnie, wiedzą, że różnica między prototypem a systemem gotowym do odpowiedzialnego użycia jest większa, niż sugeruje sama technologia. My budujemy i utrzymujemy własne systemy AI w produkcji, a nie wyłącznie doradzamy. To doświadczenie pokazuje, że decyzja o budowie własnego rozwiązania powinna zakładać od początku, że dokumentacja i nadzór muszą być integralną częścią projektu od pierwszego dnia.

Ile może dać automatyzacja i jaka jest tego cena w obowiązkach

Dwa badania, dwa zastrzeżenia geograficzne

Skala potencjalnej korzyści i skala obowiązku rosną razem. Amerykańskie badanie Brynjolfssona, Li i Raymonda, oparte na próbie 5 179 agentów obsługi klienta korzystających z asystenta AI we wdrożeniu rozłożonym w czasie, pokazało średni wzrost produktywności o 14%, a wśród pracowników nowych lub słabiej wykwalifikowanych nawet o 34%, przy niewielkim efekcie u pracowników doświadczonych. Podobny wzorzec, choć w innej populacji, pokazał eksperyment Noya i Zhanga na 444 wykształconych profesjonalistach wykonujących zadania pisarskie.

Dostęp do generatywnego AI skrócił czas wykonania zadania o 37% i podniósł ocenę jakości o 0,45 odchylenia standardowego. Obie liczby warto traktować jako przykładowe zakresy z nazwanych badań zagranicznych, a nie jako obietnicę wyniku dla polskiej firmy. Pierwsze badanie dotyczy centrów obsługi klienta w USA, drugie profesjonalistów piszących po angielsku, żadne nie mierzy polskiego rynku ani konkretnej branży.

Obowiązek rośnie razem z ambicją

Im większa ambicja automatyzacji, tym większy ciężar obowiązku, niezależnie od tego, czy firma kupuje, czy buduje. Po stronie budowy własnego systemu wysokiego ryzyka obowiązek zaczyna się już od art. 9, który wymaga ustanowienia systemu zarządzania ryzykiem jako ciągłego, iteracyjnego procesu obejmującego cały cykl życia systemu.

Dla systemów z Załącznika III ten obowiązek, tak jak inne obowiązki dostawcy, zacznie obowiązywać od 2 grudnia 2027 roku. Podmiot stosujący gotowe narzędzie odpowiada za nadzór i rejestr zdarzeń, a dostawca, który sam zbudował system, odpowiada dodatkowo za to, żeby proces zarządzania ryzykiem żył wraz z systemem, był regularnie przeglądany i aktualizowany.

Granica RODO działa identycznie w obu modelach. Jeśli automatyzowana decyzja wywołuje skutki prawne wobec osoby fizycznej, art. 22 RODO wymaga zapewnienia jej co najmniej prawa do interwencji ludzkiej, wyrażenia stanowiska i zakwestionowania wyniku, niezależnie od tego, czy decyzję podejmuje kupione narzędzie, czy system zbudowany od podstaw. Wybór między kupnem a budową zmienia rozkład obowiązków dokumentacyjnych wewnątrz organizacji; obowiązek wobec osoby, na którą decyzja faktycznie wpływa, pozostaje identyczny w obu modelach.

Kryteria, które faktycznie rozstrzygają wybór

Trzy pytania decydują częściej niż preferencja technologiczna. Po pierwsze, jak bardzo specyficzny jest proces. Im bardziej odbiega od standardowego przypadku użycia, dla którego gotowe narzędzia są projektowane, tym mocniejszy argument za dostosowaniem lub budową. Po drugie, jak kosztowna jest integracja z istniejącymi systemami. Czasem koszt dostosowania gotowego rozwiązania do własnej infrastruktury przewyższa koszt budowy węższego, dedykowanego narzędzia.

Po trzecie, jak bardzo organizacja chce być zależna od jednego dostawcy zewnętrznego w obszarze, który staje się dla niej strategiczny. Zależność bywa akceptowalna dla procesów pomocniczych, mniej akceptowalna dla procesów rdzeniowych dla przewagi konkurencyjnej firmy.

Żadne z tych trzech pytań nie ma uniwersalnej odpowiedzi, i odpowiedź „zawsze kupuj" albo „zawsze buduj" ignoruje to, że różne procesy w tej samej organizacji mogą wymagać różnych odpowiedzi.

Od czego zacząć

Dla organizacji, które rozważają automatyzację konkretnego procesu i nie mają jeszcze jasności, która droga pasuje do ich sytuacji, punktem wejścia jest bezpłatny audyt wstępny pod adresem novus-point.pl/audyt. Dla organizacji, które już wybrały kierunek i chcą ustalić, jakie obowiązki nadzoru i dokumentacji się z nim wiążą, właściwym krokiem jest rozmowa 30-minutowa przez formularz kontaktowy, prowadzona przez Google Meet.